Comment utiliser Proforma générateur de facture
- Entrez les détails du vendeur et de l'acheteur et téléversez votre logo en option; ils sont conservés dans ce navigateur pour la prochaine fois.
- Cliquez sur Enregistrer dans la bibliothèque pour conserver le document. Réouvrez-le à partir de mes documents, ou utilisez la fonction Enregistrer comme nouveau document pour obtenir automatiquement le numéro suivant. L'enregistrement ajoute également l'acheteur et les articles à vos contacts et à la liste des produits pour le document suivant.
- Ajouter le numéro de document, la date, la devise, Incoterm, les modalités de paiement et les ports, puis ajouter les éléments ligne par ligne.
- Vérifiez l'aperçu en direct et cliquez sur Imprimer / Enregistrer PDF. Le passage à la facture commerciale ou à la liste d'emballage réutilise les mêmes données.
- Pour envoyer le document ou continuer à le modifier, cliquez sur Télécharger PDF, Exporter Word ou Exporter Excel. Après avoir téléchargé des images sous Timbre et signature, les fichiers exportés incluent votre timbre et signature de l'entreprise.
Documents commerciaux tout-en-un: ce qui est inclus gratuitement
- Un ensemble de données fait la facture proforma, la facture commerciale et la liste d'emballage, et vous pouvez basculer entre eux à tout moment.
- Mes entreprises, contacts, produits et documents enregistrés restent dans ce navigateur (IndexedDB), avec l'exportation de sauvegarde.
- Numérotation automatique avec votre propre règle; plus de 40 devises avec le montant en mots, plus la conversion à un taux de change.
- Téléchargez un timbre et une signature de l'entreprise; téléchargez un PDF, ou exportez un fichier Word modifiable et un fichier Excel avec des formules.
- Recherchez les codes SH de chaque ligne d'article, et envoyez la liste d'emballage à la calculatrice de chargement du conteneur en un seul clic.
Seulement besoin d'un formulaire vierge ? Télécharger les modèles Word, Excel et PDF et les échantillons remplis de la facture proforma, de la facture commerciale et de la liste d'emballage:
Foire aux questions
En quoi les factures proforma, les factures commerciales et les listes d'emballage diffèrent-elles?
Une facture proforma confirme l'offre avant expédition et est utilisée pour les dépôts, les licences d'importation ou les lettres de crédit. La facture commerciale est la facture finale pour les douanes et le paiement. La liste d'emballage détaille les quantités, les poids et les dimensions par carton pour le chargement, l'inspection et la réception.
Que doit comprendre une facture commerciale?
Habituellement, nom et adresse du vendeur et de l'acheteur, numéro et date de la facture, description, code SH, quantité, unité et prix total, devise, Incoterm, pays d'origine, ports, marques d'expédition et nombre de colis. Certaines autorités douanières ont besoin de plus, telles qu'une déclaration ou des renseignements sur le fabricant; confirmer auprès de votre transitaire ou courtier.
Comment le montant en mots est-il écrit?
Il suit la convention relative aux documents commerciaux, par exemple. Dis-nous que les dollars ont quatre cents cent cinquante cent cinquante seulement. Le nom de la devise suit votre sélection et le montant suit le total.
Comment l'enregistrer en PDF ?
Cliquez sur Imprimer / Enregistrer PDF et choisissez Enregistrer PDF dans la boîte de dialogue d'impression avec le papier A4. Seulement le document imprime, pas l'éditeur.
Puis-je enregistrer les documents et les modifier plus tard?
Oui. Le document que vous modifiez enregistre automatiquement, et l'enregistrement dans la bibliothèque conserve autant de documents que vous en avez besoin : rouvrez-les à partir de mes documents, modifiez-les ou enregistrez-en le prochain. Les acheteurs et les articles (description, code SH, prix unitaire, poids et tailles d'emballage) entrent dans votre liste de contacts et de produits, de sorte que le document suivant n'a besoin que d'un choix d'acheteur et d'une description. Utilisez la sauvegarde complète d'Exporter pour se déplacer vers un autre ordinateur.
Mon entreprise et mes coordonnées bancaires sont-elles téléversées?
C'est pas vrai. Tout est traité et enregistré dans ce navigateur seulement, et est supprimé si vous effacez les données du navigateur. Vérifiez les coordonnées bancaires avant d'envoyer pour vous prémunir contre la fraude au paiement.
Comment puis-je exporter un fichier PDF, Word ou Excel?
Cliquez sur Télécharger PDF pour enregistrer un PDF A4 directement. Exporter Word ou Export Excel vous donne un fichier .docx ou .xlsx que vous pouvez continuer à éditer ; dans Excel, les montants et les totaux sont des formules, donc changer une quantité ou le prix les recalcule. Si le document contient du texte chinois, le PDF utilise plutôt la boîte de dialogue d'impression du navigateur avec Enregistrer en PDF.
Comment transformer un ensemble de données en facture proforma, facture commerciale et liste d'emballage?
Changez entre la facture proforma, la facture commerciale et la liste d'emballage en haut. Vendeur, acheteur, articles, Incoterm et les détails d'expédition report; la facture commerciale prend le numéro de facture proforma, la liste d'emballage prend le numéro de facture, et les marques d'expédition vides obtiennent une suggestion de l'acheteur, le port et le nombre de carton.
Puis-je ajouter un timbre d'entreprise et une signature ?
Oui. Téléversez un timbre et une image de signature avec un fond transparent (PNG, JPEG ou WebP sous 400 KB) sous Timbre et signature. Ils apparaissent à la signature autorisée et dans les fichiers PDF, Word et Excel exportés. Les images restent dans ce navigateur, et vous pouvez les garder dans Mes entreprises pour réutilisation.
Que faire si je ne connais pas le code SH d'un article?
Cliquez sur Trouver à côté du code HS pour rechercher le tarif US USITC par description ou code anglais, puis remplissez le code HS à 6 chiffres ou le code HTS complet. Les six premiers chiffres sont internationaux; les autres chiffres suivent le pays importateur, alors confirmez avec votre courtier en douane avant de déclarer.
La liste d'emballage peut-elle aller directement au chargement des conteneurs?
Oui. Une fois que la liste d'emballage a des cartons et des dimensions de carton, cliquez sur Envoyer au chargement du conteneur. Les descriptions, les tailles, le nombre de cartons et le poids brut par carton vont à la calculatrice de chargement du contenant, qui calcule combien de cartons correspondent à un 20GP, 40GP ou 40HQ.
Une facture proforma est-elle juridiquement contraignante, et que dois-je regarder quand je demande un dépôt contre elle?
Une PI est un document confirmant le devis et les conditions de vente, et non un reçu de paiement; une fois que le client le signe ou paie contre elle, elle sert habituellement de preuve de l'opération. Ainsi, l'IP doit indiquer le produit et les spécifications, la quantité et le prix unitaire, Incoterm et le lieu, le délai, les conditions de paiement (comme 30 % de dépôt T/T et 70 % avant l'expédition), la validité, la réception des coordonnées bancaires et les deux sociétés. Utilisez un compte bancaire fixe, et si un client mentionne un email sur les données bancaires modifiées, vérifiez toujours par téléphone pour prévenir la fraude par e-mail.