Как пользоваться генератором проформы-инвойса
- Введите данные продавца и покупателя и при желании загрузите логотип; они сохраняются в этом браузере на следующий раз.
- Нажмите «Сохранить в библиотеку», чтобы сохранить документ. Открывайте его снова в «Моих документах» или используйте «Сохранить как новый документ», чтобы автоматически получить следующий номер. При сохранении покупатель и позиции также добавляются в контакты и список товаров для следующего документа.
- Укажите номер документа, дату, валюту, Incoterm, условия оплаты и порты, затем добавляйте позиции построчно.
- Проверьте предпросмотр и нажмите «Печать / сохранить PDF». При переключении на коммерческий инвойс или упаковочный лист используются те же данные.
- Чтобы отправить документ или продолжить редактирование, нажмите «Скачать PDF», «Экспорт в Word» или «Экспорт в Excel». Если загрузить изображения в разделе «Печать и подпись», экспортированные файлы будут содержать печать и подпись вашей компании.
Все торговые документы в одном месте: что входит бесплатно
- Из одного набора данных формируются проформа-инвойс, коммерческий инвойс и упаковочный лист, и между ними можно переключаться в любой момент.
- Мои компании, контакты, товары и сохранённые документы хранятся в этом браузере (IndexedDB), с экспортом резервной копии.
- Автоматическая нумерация по вашему правилу; более 40 валют с суммой прописью, а также пересчёт по курсу.
- Загрузите печать и подпись компании; скачайте PDF или экспортируйте редактируемый файл Word и файл Excel с формулами.
- Ищите коды HS по каждой товарной строке и передавайте упаковочный лист в калькулятор загрузки контейнера в один клик.
Нужен только пустой бланк? Скачайте шаблоны Word, Excel и PDF и заполненные образцы проформы-инвойса, коммерческого инвойса и упаковочного листа:
Частые вопросы
Чем различаются проформа-инвойс, коммерческий инвойс и упаковочный лист?
Проформа-инвойс подтверждает предложение до отгрузки и используется для предоплаты, импортных лицензий или аккредитивов. Коммерческий инвойс — окончательный счёт для таможни и оплаты. Упаковочный лист детализирует количество, вес и размеры каждой коробки для погрузки, досмотра и приёмки.
Что обязательно указывать в коммерческом инвойсе?
Обычно это наименования и адреса продавца и покупателя, номер и дата инвойса, описание, код HS, количество, цена за единицу и общая стоимость, валюта, Incoterm, страна происхождения, порты, транспортная маркировка и число мест. Некоторым таможням нужно больше, например декларация или данные производителя; уточняйте у экспедитора или брокера.
Как записывается сумма прописью?
Следует принятой в торговых документах форме, например «SAY US DOLLARS TWELVE THOUSAND FIVE HUNDRED AND CENTS FIFTY ONLY». Название валюты берётся из вашего выбора, сумма — из итога.
Как сохранить в PDF?
Нажмите «Печать / сохранить PDF» и выберите в окне печати «Сохранить как PDF» и бумагу A4. Печатается только документ, без редактора.
Можно ли сохранить документы и отредактировать их позже?
Да. Редактируемый документ сохраняется автоматически, а «Сохранить в библиотеку» хранит сколько угодно документов: открывайте их в «Моих документах», редактируйте или сохраняйте следующий. Покупатели и позиции (описание, код HS, цена за единицу, вес и размеры упаковки) попадают в контакты и список товаров, поэтому для следующего документа достаточно выбрать покупателя и описание. Для переноса на другой компьютер используйте «Экспорт полной резервной копии».
Загружаются ли данные моей компании и банка?
Нет. Всё обрабатывается и сохраняется только в этом браузере и удаляется при очистке данных браузера. Перед отправкой дважды проверяйте банковские реквизиты, чтобы защититься от платёжного мошенничества.
Как экспортировать файл PDF, Word или Excel?
Нажмите «Скачать PDF», чтобы сразу сохранить PDF формата A4. «Экспорт в Word» или «Экспорт в Excel» создаёт файл .docx или .xlsx для дальнейшего редактирования; в Excel суммы и итоги — формулы, поэтому при изменении количества или цены они пересчитываются. Если в документе есть текст на китайском, PDF создаётся через окно печати браузера с выбором «Сохранить как PDF».
Как из одного набора данных получить проформу-инвойс, коммерческий инвойс и упаковочный лист?
Переключайтесь между проформой-инвойсом, коммерческим инвойсом и упаковочным листом вверху страницы. Продавец, покупатель, товары, Incoterm и данные отгрузки переносятся; коммерческий инвойс получает номер проформы, упаковочный лист — номер инвойса, а для пустой транспортной маркировки предлагается вариант по покупателю, порту и числу коробок.
Можно ли добавить печать и подпись компании?
Да. Загрузите изображения печати и подписи с прозрачным фоном (PNG, JPEG или WebP до 400 КБ) в разделе «Печать и подпись». Они появятся в месте подписи уполномоченного лица и в экспортированных файлах PDF, Word и Excel. Изображения хранятся в этом браузере, их можно сохранить в разделе «Мои компании» для повторного использования.
Что делать, если я не знаю код HS товара?
Нажмите «Найти» рядом с кодом HS, чтобы искать в тарифном расписании USITC США по английскому описанию или коду, затем укажите 6-значный код HS или полный код HTS. Первые шесть цифр международные, остальные зависят от страны ввоза, поэтому перед декларированием уточните код у таможенного брокера.
Можно ли передать упаковочный лист сразу в загрузку контейнера?
Да. Когда в упаковочном листе указаны коробки и их размеры, нажмите «Отправить в загрузку контейнера». Описания, размеры, количество коробок и вес брутто одной коробки передаются в калькулятор загрузки контейнера, который рассчитает, сколько коробок поместится в 20GP, 40GP или 40HQ.
Имеет ли проформа-инвойс юридическую силу и на что обратить внимание, запрашивая по нему предоплату?
PI — документ, подтверждающий предложение и условия продажи, а не квитанция об оплате; когда клиент возвращает его подписанным или платит по нему, он обычно служит доказательством сделки. Поэтому в PI должны быть товар и спецификация, количество и цена за единицу, Incoterm и место, срок поставки, условия оплаты (например, 30% предоплаты T/T и 70% до отгрузки), срок действия, реквизиты банка получателя и полные наименования обеих компаний. Используйте один постоянный банковский счёт, а если клиент упоминает письмо о смене реквизитов, всегда перепроверяйте по телефону, чтобы не стать жертвой почтового мошенничества.